Administración y moderación de los grupos de Google

Introducción

Las listas de correo son, desde hace ya unos años, uno de los mecanismos de comunicación más utilizados en la Universitat Jaume I. Permiten poner en comunicación tanto a un grupo investigador que necesita una comunicación interna, como a todo un departamento o servicio. Se utilizan a nivel institucional con las listas uji@uji.es, alumnes@uji.es, pas@uji.es, pdi@uj.es, etc., así como por parte de determinados servicios para enviar boletines de información (biblioteca, becas, ayuda a la investigación, prensa, etc.).

Con el actual cambio de plataforma de correo que estamos realizando hacia las Google Apps, las listas se van a ver afectadas en su modo de funcionamiento de una manera poco visible para el usuario final (los miembros de la lista), pero el cambio va a ser importante para aquellas personas encargardas de moderar o administrar la lista.

Los grupos de Google

Veamos algunos ejemplos de cómo funcionan los grupos de Google en función del perfil de la persona que los utiliza, ya sea el usuario final o el usuario moderador/administrador.

 

Usuario final

El usuario de grupos/listas no va a notar ningún cambio en el modo de trabajar con los grupos, es decir, seguirá viendo cómo recibe/envía correo como venía haciéndolo habitualmente, sin ningún cambio en la mecánica.

Como funcionalidad añadida, tendrá acceso vía web a la información de la lista (tanto archivo de mensajes, como posibilidad de envío de correos vía web) desde la página web del grupo. Veamos algunas pantallas de los accesos a esta interfaz web de los nuevos grupos.

Un usuario no autenticado, es decir, que no ha iniciado sesión en la UJI o en Google, sólo podrá observar aquellos grupos que pueden mostrarse en la lista de grupos públicos y que permitan el acceso al archivo del grupo para todos los usuarios.

Página principal de los grupos para un usuario no autenticado:

http://grups.uji.es

 

Página de listas públicas para un usuario no autenticado:

Ejemplo: acceso anónimo a un grupo público

Página principal de un grupo público, “butlleti-llotja”.

Podemos ver tanto el archivo de mensajes enviados al grupo ordenado por fecha (y agrupado), como la opción de suscribirse al grupo y recibir correo diario con toda la información que se envíe.

Si deseas suscribirse al grupo, puedes hacerlo con tu cuenta universitaria o con una dirección de correo externa:

Tal como comentábamos, como funcionalidad añadida podemos disponer del archivo de todos los mensajes enviados al grupo. Si un grupo es público podemos hacer públicos sus archivos, como veremos posteriormente.

Si te suscribes con la cuenta universitaria del dominio "uji.es", el proceso de alta en el grupo será inmediato. Si deseas suscribirse con una cuenta externa al dominio, y esa cuenta no pertenece ya a Google, deberá registrar esa dirección de correo en el sistema de Google para poder hacerlo.

Acceso autenticado

Esta es la pantalla de listado de grupos que se le muestra a un usuario ya autenticado. Por defecto, visualizarás un listado con todos los grupos de los que formas parte, y podrás acceder a cada uno de ellos de manera individual.

Administrador/Moderador/Propietario de un grupo

Como propietario o propietaria de un grupo, puedes llevar a cabo labores tanto de configuración de la propia lista (cambiando su comportamiento de cara al resto de usuarios), como labores de administración (moderación de mensajes y gestión de suscripciones de miembros).

Empecemos describiendo las opciones de configuración de una lista:

 

General

Permite cambiar la descripción pública con la temática del grupo.

Acceso

Esta es una de las pantallas de configuración más relevantes, ya que engloba muchas de las opciones más importantes de funcionamiento del grupo.

  1. ¿Quién puede ver los grupos? Quién puede acceder al archivo de envíos al grupo. Por defecto, sólo miembros.
  2. Listado de directorios. Permitir que el grupo aparezca en el listado de grupos públicos de la UJI. Por defecto, no.
  3. ¿Quién puede ver los miembros de un grupo? Qué usuarios pueden ver quién compone un grupo. Por defecto, sólo administradores.
  4. ¿Quién puede participar? Quién puede suscribirse a la lista. Puede ser totalmente abierta, funcionar mediante una solicitud, o que sólo el administrador permita nuevas altas.
  5. Permitir miembros externos. Permitir direcciones de fuera de la UJI en el grupo. Por defecto, sí.
  6. ¿Quién puede enviar mensajes? Cualquiera puede publicar entradas. Si cambiamos esta opción, provocaremos que si alguien manda un mensaje al grupo le llegue un correo de “Undelivered mail”.
  7. ¿Quién puede invitar a nuevos miembros? Sólo administradores (por defecto), o administradores y miembros.
  8. Moderación de mensajes. Se deben moderar todos los mensajes, o los mensajes se envían directamente.

 

Aspecto

Se puede cambiar alguna opción visual del grupo, como por ejemplo añadir un icono que lo represente, o un tema que modifique el aspecto.

Navegación

Podemos añadir/quitar algunos enlaces de la barra de navegación lateral, personalizando un poco los enlaces más relevantes del grupo.

 Envío de correo electrónico

 Estas opciones son también de las más importantes y conviene comentarlas en detalle.

  1. Prefijo del asunto. Prefijo de los títulos de mensaje de los grupos.
  2. Mensaje a pie de página.
  3. Respuestas a los mensajes. Podemos enviar por defecto la respuesta a todo el grupo, o solamente al remitente.
  4. Tamaño máximo del mensaje.
  5. Publicación en nombre del grupo. Permitir que los miembros del grupo puedan configurarse una identidad que sea la propia dirección de correo del grupo. Útil para los alias, no para las listas de correo tradicionales.
  6. Notificación de moderación.
  7. Notificación de rebote. 

Opciones avanzadas.

  1. Idioma principal. Por defecto, “Catalán”.
  2. Fuente de ancho fijo.
  3. Suprimir tu grupo.
  4. No guardar mensajes en este grupo.
  5. Definir modo de archivo.
  6. Recibir comunicados de Google.

Controles de spam

Con mensajes de correo basura sospechosos. Por defecto, se envían a la cola de moderación, con lo que el propietario o propietaria tendrá que tomar una decisión al respecto.

Usuario moderador

El usuario moderador podrá llevar a cabo la misma labor que venía realizando con la gestión de listas de correo que teníamos en la UJI (Mailman), con el único handicap de que cambia la interfaz de gestión, aunque los conceptos principales son los mismos. Vamos a hacer un recorrido por los principales cambios:

Tareas de administracion: administrar miembros.

En el caso de que la lista sea automática, no hay que llevar a cabo labor de alta/baja de miembros, ya que se encarga de hacerlo automáticamente la base de datos Oracle todos los días en función de la información obtenida de ella.

Desde esta pantalla de gestión podemos visualizar la lista de miembros actualmente activos en la lista, y tomar acciones sobre ellos, como por ejemplo establecer/quitar permisos de tipo de miembro (Normal/Administrador/Propietario), borrarlo del grupo, o prohibirle la participación en el grupo.

Desde las pestañas superiores podemos filtrar información sobre el tipo de colectivo que queremos mostrar. Por ejemplo, podemos visualizar únicamente a los miembros del grupo.

Si entramos en el detalle de un miembro de grupo, podremos cambiar otras opciones como por ejemplo:

  1. Tipo de suscripción (sin correo, correo normal, correo resumen).
  2. Tipo de miembro (normal, administrador, propietario).
  3. Permiso de envío de entradas (por defecto del grupo, puede enviar entradas, no puede enviar entradas, las entradas deben estar moderadas).
  4. Prohibir. No puede volver a formar parte del grupo.

Invitar o añadir nuevos miembros

Tenemos un enlace en la pantalla de “Administrar miembros” que nos lleva a una nueva sección donde podemos invitar a una lista de direcciones de correo a participar en el grupo, o añadir a esa lista de participantes directamente.

La opción de “añadir participantes directamente” es importante, ya que nos va a permitir suscribir al grupo direcciones de correo externas a la Universidad sin obligarles a que tengan una cuenta registrada en Google, como pasa cuando es el propio usuario el que intenta darse de alta con una cuenta externa.

Moderar mensajes pendientes

Es una de las labores más comunes en listas moderadas. El funcionamiento es muy similar al que veníamos desarrollando con Mailman, sigue una serie de pasos encadenados desde que el usuario envía el mensaje hasta que este es aprobado en la lista.

Cuando un usuario manda un mensaje a una lista moderada, los moderadores reciben en su correo un mensaje indicando que la lista tiene un mensaje pendiente de moderar.

El mensaje contendrá un enlace indicando una página web donde acceder para moderar el mensaje. Esa página web será autenticada, y en lugar de utilizar una contraseña compartida como veníamos haciendo en Mailman, utilizaremos nuestro usuario y contraseña de la UJI.

Esta es la pantalla con la lista de mensajes pendientes de moderar en una lista. Podemos aplicar acciones conjuntas sobre toda la lista de mensajes.

Esta es la pantalla de detalle del mensaje, donde podemos visualizar tanto el cuerpo del correo como los adjuntos que lleve incorporado.

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(CAU)
+34 964 38 7400

Tel. +34 964 72 89 31
Fax +34 964 72 89 35
adm-si@uji.es
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Campus Riu Sec, 12071
Edifici Rectorat i Serveis Centrals
Nivell 2
Castelló de la Plana
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Dilluns a divendres de 9 a 14h.
Dimarts de 16 a 18h.