Administració i moderació dels grups de Google

Introducció

Les llistes de correu són, des de fa ja uns anys, un dels mecanismes de comunicació més utilitzats a la Universitat Jaume I. Permeten posar en comunicació tant un grup investigador que necessita una comunicació interna, com tot un departament o servei. S'utilitzen a nivell institucional amb les llistes uji@uji.es, alumnes@uji.es, pas@uji.es, pdi@uj.es, etc., així com per part de determinats serveis per a enviar butlletins d'informació (biblioteca, beques, ajuda a la recerca, premsa, etc.).

Amb l'actual canvi de plataforma de correu que estem realitzant cap a les Google Apps, el funcionament de les les llistes es veurà afectat d'una manera poc visible per a l' usuari final (els membres de la llista), però el canvi serà important

per a aquelles persones encarregades de moderar o administrar la llista.

Els grups de Google

Vegem alguns exemples de com funcionen els grups de Google segons el perfil de la persona que els utilitza, ja siga l'usuari final o l'usuari moderador/administrador.

 

Usuari final

L'usuari de grups/llistes no notarà cap canvi en la manera de treballar amb els grups, és a dir, seguirà veient com es rep/s'envia correu com venia fent habitualment, sense cap canvi en la mecànica.

Com a funcionalitat afegida, tindrà accés via web a la informació de la llista (tant arxiu de missatges com possibilitat d'enviament de correus via web) des de la pàgina web del grup. Vegem algunes pantalles dels accessos a aquesta interfície web dels nous grups.

Un usuari no autenticat, és a dir, que no ha iniciat sessió a l'UJI o a Google, només pot observar aquells grups que poden mostrar-se en la llista de grups públics i que permeten l'accés a l'arxiu del grup per a tots els usuaris.

Pàgina principal dels grups per a un usuari no autenticat:

http://grups.uji.es

 

Pàgina de llistes públiques per a un usuari no autenticat:

Exemple: accés anònim a un grup públic

Pàgina principal d'un grup públic, " butlleti-llotja".

Podem veure tant l'arxiu de missatges enviats al grup ordenat per data (i agrupat), com l'opció de subscriure's al grup i rebre correu diari amb tota la informació que s'envie.

Si vols subscriure't al grup, pots fer-ho amb el teu compte universitari o amb una adreça de correu externa:

Tal com comentàvem, com a funcionalitat afegida disposem de l'arxiu de tots els missatges enviats al grup. Si un grup és públic podem fer públics els seus arxius, com veurem posteriorment.

Si t'hi subscrius amb el compte universitari del domini "uji.es", el procés d'alta al grup serà immediat. Si vols subscriure't-hi amb un compte extern al domini, i aquest compte no pertany ja a Google, has de registrar aquesta adreça de correu en el sistema de Google per a fer-ho.

Accés autenticat

Aquesta és la pantalla de llista de grups que es mostra a un usuari ja autenticat. Per defecte, visualitzarà una llista amb tots els grups dels quals forma part i podrà entrar a cadascun de manera individual.

Administrador / Moderador / Propietari d'un grup

Com a propietari o propietària d'un grup podràs dur a terme tasques tant de configuració de la mateixa llista (canviant el seu comportament de cara a la resta d'usuaris), com tasques d'administració (moderació de missatges i gestió de subscripcions de membres).

Comencem descrivint les opcions de configuració d'una llista:

 

General

Permet canviar la descripció pública amb la temàtica del grup.

Accés

Aquesta és una de les pantalles de configuració més rellevants, ja que engloba moltes de les opcions més importants de funcionament del grup.

  1. Qui pot veure els grups? Qui pot accedir a l'arxiu de missatges al grup. Per defecte, només membres.
  2. Llista de directoris. Permetre que el grup aparega en la llista de grups públics de l'UJI. Per defecte, no.
  3. Qui pot veure els membres d'un grup? Quins usuaris poden veure qui compon un grup. Per defecte, només administradors.
  4. Qui hi pot participar? Qui pot subscriure's a la llista. Pot ser totalment oberta, que la gent puga fer una sol·licitud, o que només l'administrador permeta noves altes.
  5. Permetre membres externs. Permetre adreces de fora de l'UJI en el grup. Per defecte, sí.
  6. Qui pot enviar missatges? Qualsevol pot publicar entrades. Si canviem aquesta opció, provocarem que si algú envia un missatge al grup li arribe un correu d'"Undelivered mail".
  7. Qui pot convidar nous membres? Només administradors (per defecte), o administradors i membres.
  8. Moderació de missatges. S'han de moderar tots els missatges, o els missatges s'envien directament.

 

Aspecte

Es pot canviar alguna opció visual del grup, com per exemple afegir una icona que el represente, o un tema que modifique l'aspecte.

Navegació

Podem afegir/traure alguns enllaços de la barra de navegació lateral, personalitzant un poc els enllaços més rellevants del grup.

Enviament de correu electrònic

Aquestes opcions són també de les més importants i convé comentar-es en detall.

  1. Prefix de l'assumpte. Prefix dels títols de missatge dels grups.
  2. Missatge a peu de pàgina.
  3. Respostes als missatges. Podem enviar per defecte la resposta a tot el grup, o només al remitent.
  4. Mida màxima del missatge.
  5. Publicació en nom del grup. Permetre que els membres del grup puguen configurar-se una identitat que siga la mateixa adreça de correu del grup. Útil per alies, no per les llistes de correu tradicionals.
  6. Notificació de moderació.
  7. Notificació de rebot.

Opcions avançades

  1. Idioma principal. Per defecte, "Català".
  2. Font de mida fixa.
  3. Suprimir el teu grup.
  4. No desar missatges en aquest grup.
  5. Definir el tipus d'arxiu.
  6. Rebre comunicats de Google.

Controls de correu brossa

Amb missatges de correu brossa (spam) sospitosos. Per defecte, s'envien a la cua de moderació, de manera que el propietari o propietària haurà de prendre una decisió sobre aquests missatges. 

Usuari moderador

L'usuari moderador podrà dur a terme la mateixa tasca que realitzava amb la gestió de llistes de correu que teníem a l'UJI (Mailman), amb l'únic handicap que canvia la interfície de gestió, encara que els conceptes principals són els mateixos. Farem un recorregut pels principals canvis:

Tasques d'administració: administrar membres

En el cas que la llista siga automàtica , no cal dur a terme tasca d'alta/baixa de membres, ja que s'encarrega de fer-ho automàticament la base de dades Oracle segons la informació que se n'obté.

Des d'aquesta pantalla de gestió podem visualitzar la llista de membres actualment actius a la llista, i prendre accions sobre ells, com per exemple, establir/traure permisos de tipus de membre (Normal / Administrador / Propietari), esborrar-lo del grup, o prohibir-la participació en el grup.

Des de les pestanyes superiors podem filtrar informació sobre el tipus de col·lectiu que volem mostrar. Per exemple, podem visualitzar únicament els membres del grup.

Si entrem en el detall d'un membre de grup, podrem canviar altres opcions, com per exemple:

  1. Tipus de subscripció (sense correu, correu normal, correu resum).
  2. Tipus de membre (normal, administrador, propietari).
  3. Permís d'enviament d'entrades (per defecte del grup, pot enviar entrades, no pot enviar entrades, les entrades han d'estar moderades).
  4. Prohibir. No pot tornar a formar part del grup.

Convidar o afegir nous membres

Tenim un enllaç a la pantalla d'"Administrar membres" que ens porta a una nova secció on podem convidar una llista d'adreces de correu a participar en el grup, o afegir-les a aquesta llista de participants directament.

L'opció "afegir participants directament" és important, ja que ens permetrà subscriure al grup a adreces de correu externes a la Universitat sense obligar-los que tinguen un compte registrat de Google, com passa quan és el propi usuari el que intenta donar-se d'alta amb un compte extern.

Moderar missatges pendents

És una de les tasques més comunes en llistes moderades. El funcionament és molt similar al que veníem desenvolupant amb Mailman, segueix una sèrie de passos encadenats des que l'usuari envia el missatge fins que aquest és aprovat en la llista.

Quan un usuari envia un missatge a una llista moderada, els moderadors reben al seu correu un missatge indicant que la llista té un missatge pendent de moderar.

El missatge contindrà un enllaç indicant una pàgina web on es pot accedir per a moderar el missatge. Aquesta pàgina web serà autenticada, i en lloc d'utilitzar una contrasenya compartida com veníem fent en Mailman, utilitzarem el nostre usuari i contrasenya de l'UJI.

Aquesta és la pantalla amb la llista de missatges pendents de moderar en una llista. Podem aplicar accions conjuntes sobre tota la llista de missatges.

Aquesta és la pantalla de detall del missatge, on podem visualitzar tant el cos del correu com els adjunts que porte incorporat.

Informació de contacte:


Servei d'Informàtica

Centre d'Atenció a Usuaris
(CAU)
+34 964 38 7400

Tel. +34 964 72 89 31
Fax +34 964 72 89 35
adm-si@uji.es
Universitat Jaume I. UJI.
Campus Riu Sec, 12071
Edifici Rectorat i Serveis Centrals
Nivell 2
Castelló de la Plana
Horari:
Dilluns a divendres de 9 a 14h.
Dimarts de 16 a 18h.